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Was ein Los ist – und warum es Lose gibt
§ 28 BVergG 2018 regelt die Gesamt- und die Losvergabe. Ein Auftrag kann nach Ort, Zeit, Menge, Art oder Fachgebiet unterteilt werden. Im Oberschwellenbereich gilt zusätzlich: Verzichtet die Auftraggeberin auf eine Unterteilung, muss sie das in der Ausschreibung oder im Vergabevermerk begründen.
Zwei Dinge sind daran wichtig, weil die Regel oft verkürzt wiedergegeben wird. Erstens ist es eine Begründungspflicht, keine Aufteilungspflicht. Zweitens gilt sie nur oberhalb der EU-Schwellenwerte. Der bessere KMU-Zugang ist die politische Begründung hinter der Regelung – nicht ihr Wortlaut. Für die Praxis heißt das: Lose sind Ihre wahrscheinlichste Eintrittstür, aber es gibt keinen Anspruch darauf, dass jemand sie für Sie öffnet.
Größenordnungen: ab wann was gilt
Für die Periode 2026/2027 gelten unter anderem 140.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungsaufträge zentraler öffentlicher Auftraggeber, 216.000 Euro für nicht-zentrale Auftraggeber und 5.404.000 Euro für Bauaufträge. Oberhalb dieser Werte wird EU-weit über TED veröffentlicht, darunter national.
Unterhalb der Schwellen gibt es schlankere Verfahren, darunter die Direktvergabe. Deren Wertgrenze für Liefer- und Dienstleistungen verweist dynamisch auf den Schwellenwert für zentrale Auftraggeber, liegt also aktuell bei 140.000 Euro. Praktisch relevant und wenig bekannt: Ab einem geschätzten Auftragswert von 50.000 Euro hat sich die Auftraggeberin bei der Direktvergabe um die Einholung von mindestens drei Angeboten oder unverbindlichen Preisauskünften zu bemühen, sofern keine sachlichen Gründe dagegensprechen. Ein großer Teil der öffentlichen IT-Beschaffung passiert unterhalb der großen Verfahren – und dort entscheidet oft, ob eine Behörde Sie kennt und anfragen kann.
Fünf Fragen, mit denen Sie ein Los in 30 Minuten bewerten
1. Ist das Los eine abgeschlossene Leistung – oder ein herausgeschnittenes Stück?
Gute Lose lassen sich eigenständig erbringen. Hängt Ihr Los technisch von einem anderen ab, das jemand anderes gewinnt, verändert das Ihr Risiko erheblich. Prüfen Sie, wer die Integrationsverantwortung trägt.
2. Erfüllen Sie die Eignungskriterien – wirklich, nicht ungefähr?
Eignungskriterien sind bieterbezogen: Befugnis, Zuverlässigkeit, technische und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit. Sie werden nicht gewichtet, sondern nur geprüft. Wer sie nicht erfüllt, scheidet aus – unabhängig vom Preis. Das unterscheidet sie von den auftragsbezogenen Zuschlagskriterien; eine bereits bei der Eignung geprüfte Eigenschaft darf nicht noch einmal als Zuschlagskriterium bewertet werden.
3. Falls nein: Können Sie die fehlende Eignung zulässig ergänzen?
§ 86 BVergG erlaubt es, sich auf die Kapazitäten anderer Unternehmen zu stützen – unabhängig von der rechtlichen Natur der Verbindung. Das ist die Grundlage für Bietergemeinschaften und Subunternehmer. Einschränkung: Bei Ausbildung, beruflicher Qualifikation oder einschlägiger Berufserfahrung zählen nur Partner, die die betreffende Leistung auch tatsächlich erbringen.
4. Passt der Zeitplan zu Ihrer realen Kapazität?
Zwischen Zuschlag und Leistungsbeginn liegen oft nur wenige Wochen. Die ehrliche Frage lautet nicht, ob Sie die Leistung erbringen können, sondern ob Sie sie ab dem genannten Datum erbringen können – mit den Menschen, die dann verfügbar sind.
5. Rechnet sich der Aufwand bei realistischer Trefferquote?
Ein erstes Angebot kostet mehrere Personentage. Die Investition zahlt sich über die Wiederverwendung aus: Nachweise, Referenztexte, Konzeptbausteine, Kalkulationslogik. Wer nach der ersten Absage aufhört, hat den Aufwand bezahlt, ohne den Ertrag mitzunehmen.
Wo Sie passende Lose finden
Oberhalb der EU-Schwellenwerte wird europaweit auf TED veröffentlicht. National ist die Ausschreibungssuche im Unternehmensserviceportal usp.gv.at der naheliegende Einstieg, dazu die Plattformen der Bundesbeschaffung GmbH und der BIG. Kommerzielle Anbieter wie ANKÖ, Auftrag.at oder Ausschreibung.at bündeln kostenpflichtig und bieten Suchprofile – praktisch, aber kein amtliches Publikationsmedium.
Ein pragmatischer Einstieg: Suchprofile nicht nur nach Ihrem Leistungsbegriff anlegen, sondern auch nach den Fachgebieten, in denen Ihre Leistung typischerweise als Los eingebettet ist. Wer nur nach „Softwareentwicklung“ sucht, findet die Ausschreibung nicht, in der Ihr Los „Betrieb und Second-Level-Support“ heißt.
Go oder No-go
Die Entscheidung ist selten knapp, wenn man sie in dieser Reihenfolge trifft: Eignung erfüllt oder zulässig ergänzbar, Leistung eigenständig erbringbar, Termin realistisch, Aufwand vertretbar. Fällt eine der vier Fragen negativ aus, ist ein No-go keine verpasste Chance, sondern eine gesparte Woche. Und wenn alle vier passen, ist die Größe der Gesamtausschreibung schlicht nicht Ihr Maßstab. Ihr Maßstab ist das Los.
Haben Sie eine Ausschreibung gefunden und sind unsicher, ob ein Los zu Ihnen passt? Wir sehen sie uns gemeinsam mit Ihnen an – Schreiben Sie an sales@suppliance.at.